Tietossuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Tossavainen & Metsävainio Oy:n henkilötietojen käsittelystä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 12-14 mukainen

Laadittu ja tullut voimaan 25.5.2018

1. Rekisterin nimi

Tossavainen & Metsävainio Oy:n ja sen järjestämien tapahtumien yhteystieto – ja markkinointirekisteri.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Tossavainen & Metsävainio Oy (”TOME”)

Y-tunnus: 0972431-2

Osoite: Harjutie 11 A, 02730 Espoo

www.lawtome.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:Kari Tossavainen

Sähköposti: kari.tossavainen@lawtome.fi

Puhelin: 040 525 0246

Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojeni käsittelyä koskevia tiedusteluja.

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset kohtien 10-15 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voitte lähettää osoitteella:

Henkilötietoasiat

Tossavainen & Metsävainio Oy

Harjutie 11 A, 02730 Espoo tai sähköpostitse kari.tossavainen@lawtome.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimia TOME:n luonnollisten ja oikeushenkilöiden yhteystieto- ja markkinointirekisterinä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään TOME:n järjestäminen tapahtumien asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitoon.

Voimme käsitellä tässä rekisterissä olevia henkilötietoja:

− järjestämiemme tapahtumien asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitoon.

− palveluidemme tarjoamiseen, asiakassuhteidemme hoitamiseen ja hallinnointiin (mm. laskutus, kirjanpito, tilintarkastus ja muut tukitoiminnot)

− markkinointiin ja kommunikointiin nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidemme kanssa

− mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen.

Henkilötietojen käsittely perustuu joko asiakassuhteeseen, henkilön antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on yrityksen palveluiden markkinointi hankintojen parissa työskenteleville henkilöille. Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja-asetus).

Käytämme markkinoinnin tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa lukuumme toimivia alihankkijoita (Eventilla, Arts&Minds).

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Käsittelemme henkilötietoja, jotka saamme suoraan asiakassuhteen perusteella. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja, joita asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme toimittavat meille tai joita keräämme tarjotaksemme palveluitamme.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

· Luonnollinen henkilö -käyttäjän perustiedot: kuten nimi, osoite, ammatti, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

· Oikeushenkilö -käyttäjän perustiedot: kuten yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

· Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, sekä peruutustiedot.

· Suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin.

· Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot.

· Käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot.

· Muut käyttäjän suostumuksella kerättävät tiedot.

6. Luovutukset ja siirrot

Voimmeluovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi palvelujemme tuottamiseksi välttämättömiä tietoja yhteistyökumppaneillemme.

Henkilötietoja ei luovuteta ja siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään, asiakasrekisteristämme tai yhteistyökumppaneiltamme. Henkilötietoja lisätään rekisteriin yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, koulutustilaisuuksien ja tapahtumien tai sovittujen tapaamisten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

8. Evästeiden käyttö

Verkkopalvelussamme (www.lawtome.fi) käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Eväste on pieni tekstimuotoinen tiedosto, jonka Internet-sivusto lähettää käyttäjän Internet-selaimeen. Niitä käytetään esimerkiksi Internet-sivuston käyttäjäliikenteen tilastointiin tai käyttäjäkohtaisten asetusten tallennukseen.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella voimme analysoida ja kehittää palveluitamme tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia verkkosivustomme palveluita voi käyttää.

9. Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen merkittävästi vastaavalla tavalla. Edellä olevaa kohtaa ei sovelleta, jos päätös esimerkiksi on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

11. Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua.

Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

– Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.

– Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista

– Kun ilmaisemme, ettemme enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä tietosuojaselosteessa informoituihin henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

– Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistoon

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin laki sitä vaatii tai niin kauan kuin liiketoimintasuhde on voimassa tai joku muut kontakti niiden henkilöiden kanssa, joiden henkilötietoja käsittelemme. Mikäli henkilö ei enää kuulu suoramarkkinoinnin kohderyhmään tai henkilö kieltää suoramarkkinoinnin tai henkilötietojen säilyttämiseen ei muutoin enää ole perustetta, henkilötiedot poistetaan.

Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.

16. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterisuojauksen periaatteet

TOME:lla on tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. TOME käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.